Konsekwencja / przeterminowane faktury uporządkowane według stanu sprawy
przeterminowane faktury uporządkowane według stanu sprawy
Lista dokumentów po terminie nie mówi jeszcze, które rozliczenia wymagają ponaglenia, a które wyjaśnienia. W Konsekwencji pomagamy przejść od rozpoznania zaległości do korespondencji i przygotowania dalszych działań w imieniu wierzyciela.
Zweryfikuj co rzeczywiście pozostaje niezapłacone
Zacznij od porównania terminu płatności z aktualnym stanem rozliczenia. Faktura może widnieć jako otwarta mimo otrzymanej wpłaty, jeżeli przelew nie został jeszcze właściwie przypisany. Sprawdź również dokumenty korygujące i późniejsze ustalenia z kontrahentem. Dopiero wtedy można określić kwotę wymagającą dalszego kontaktu.
Znaczenie ma także to, czy druga strona zgłaszała zastrzeżenia do wykonania świadczenia. Przeterminowanie nie rozstrzyga sporu o jakość usługi lub zakres dostawy. Taką sprawę warto oznaczyć w wewnętrznych ustaleniach, aby osoba prowadząca rozliczenia znała kontekst przed podjęciem kolejnego działania wobec klienta.
W starszych rozliczeniach zwróć uwagę na ciągłość informacji. Osoba wystawiająca dokument mogła przekazać obowiązki, a ustalenia mogły pozostać w osobnej korespondencji. Odtworzenie tej historii pomaga ustalić, czy należność była już przedmiotem rozmów i jakie stanowisko zajęły strony. Nie zakładaj jednak, że brak odnalezionej odpowiedzi oznacza przyznanie długu. Opieraj dalsze działania na dostępnych dokumentach i sprawdzonych danych, a luki w wiedzy wyjaśniaj przed sformułowaniem kolejnego żądania.
Ustal kolejność pracy nad zaległościami
Przy większej liście faktur pomocne jest rozróżnienie spraw według stanu kontaktu, wieku zaległości i odpowiedzi kontrahenta. To różne informacje, które wspólnie wpływają na decyzję o dalszych krokach. Sama najstarsza data nie wyjaśnia, czy płatność jest uzgadniana, kwestionowana czy pozostaje bez odpowiedzi.
Nie odkładaj oceny ryzyka przedawnienia tylko dlatego, że trwa wymiana wiadomości. Wysłanie wezwania samo w sobie nie przerywa jego biegu. Termin i skutki podejmowanych czynności zależą od okoliczności zobowiązania. W sprawach budzących wątpliwości potrzebna jest indywidualna pomoc prawna, której Konsekwencja nie udziela.
Wysyłamy komunikaty odpowiadające etapowi sprawy
Po terminie płatności wysyłamy przypomnienie w imieniu wierzyciela. Następnie wysyłamy wezwanie do zapłaty oraz ostateczne wezwanie przedsądowe. Zachowanie takiego porządku pozwala wyjaśnić zespołowi, co zostało już wykonane. Wiadomości powinny odnosić się do aktualnej zaległości, a nie do kwoty sprzed otrzymania częściowej spłaty.
Po etapie wezwań proponujemy ugodę ratalną, której warunki wymagają akceptacji stron. Jeśli należność nadal wymaga dochodzenia, przygotowujemy dane do wniosku w e-sądzie. Wierzyciel decyduje o ich wykorzystaniu. Samo przygotowanie informacji nie oznacza wszczęcia postępowania ani potwierdzenia, że konkretna sprawa nadaje się do tej drogi.
Przelicz należności po zmianie salda
Liczymy odsetki ustawowe, uwzględniając przekazane dane o terminie, kwocie i opóźnieniu. Wpłata części należności zmienia informacje potrzebne do dalszych działań. Dlatego sprawdzanie salda nie powinno kończyć się na rozpoczęciu korespondencji. Jest potrzebne także po odpowiedzi dłużnika i podczas realizacji uzgodnionych rat.
Liczymy rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, gdy spełnione są warunki jej naliczenia. Kwota główna i dodatkowe składniki powinny być czytelnie rozdzielone. Wyliczenia pomagają przedstawić żądanie, ale nie zastępują oceny podstawy roszczenia. Gdy kontrahent kwestionuje należność, trzeba odnieść się do konkretnych dokumentów i zarzutów.
Włącz obsługę zaległości do codziennych obowiązków
Ustal, kto odpowiada za aktualne informacje i kto podejmuje decyzje o porozumieniu. Zachowanie korespondencji oraz potwierdzeń ułatwia zastępstwo i przekazanie sprawy. Zapis wysyłki nie jest jednak równoznaczny z dowodem doręczenia. Konsekwencja wspiera własne działania firmy, nie pełniąc roli kancelarii ani firmy windykacyjnej.
Serwis obejmuje tylko B2B i nie obsługuje należności od konsumentów. Start pozwala prowadzić do 50 aktywnych należności, Zespol do 300, a Firma do 2000. Warunki planów sprawdzisz na /cennik. Zakres dobierz do liczby otwartych spraw oraz możliwości zespołu w zakresie bieżącej weryfikacji wpłat i uzgodnień.