kontrahent nie płaci faktury jak uporządkować dalsze działania

Oddziel brak przelewu od sporu o zobowiązanie

Najpierw porównaj saldo faktury z rzeczywistymi wpływami na rachunek. Sprawdź, czy kontrahent nie zapłacił z innym tytułem, nie rozliczył części należności albo nie otrzymał korekty. Potwierdź też doręczenie faktury właściwej osobie. Pomyłka w obiegu dokumentów nie musi oznaczać odmowy zapłaty, choć wymaga wyjaśnienia i ustalenia konkretnej daty rozliczenia. W pierwszej wiadomości podaj dane umożliwiające szybkie odnalezienie dokumentu oraz zweryfikowanie zaległości.

Jeżeli odbiorca kwestionuje jakość, ilość lub zakres świadczenia, poproś o sprecyzowanie zarzutów i dokumenty. Zestaw je z umową, potwierdzeniem dostawy, protokołem odbioru i wcześniejszą korespondencją. Nie zakładaj, że każda reklamacja usprawiedliwia wstrzymanie całej płatności, ale również nie ignoruj jej tylko dlatego, że faktura została wystawiona. Rozdziel część bezsporną od rzeczywiście kwestionowanej, aby rozmowy dotyczyły konkretnych pozycji, a nie ogólnego stwierdzenia o braku zapłaty.

Sprawdź termin płatności i ustawowe zasady

W relacjach B2B znaczenie mają umowa oraz ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wcześniej znana jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Gdy strony nie określiły terminu, ustawa przewiduje zasadę 30 dni po spełnieniu wskazanych w niej warunków. Nie zawsze można więc utożsamić wymagalność wyłącznie z datą wpisaną przez wystawcę na fakturze. Sprawdź wykonanie świadczenia, doręczenie dokumentów i uzgodnienia stron.

Między przedsiębiorcami zasadniczą granicą umownego terminu jest 60 dni. Dłuższy termin wymaga wyraźnego uzgodnienia i nie może być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Jeżeli dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem MŚP, termin nie może przekroczyć 60 dni. Dla podmiotów publicznych obowiązują odrębności. Zapis umowny niezgodny z ustawą może wymagać innego ustalenia należności niż wynikałoby z samego harmonogramu, dlatego nietypowe warunki trzeba ocenić przed wysłaniem żądania.

Zamień deklarację zapłaty w konkretne ustalenia

Poproś kontrahenta o jednoznaczną informację, czy uznaje zobowiązanie i kiedy zamierza je rozliczyć. Po rozmowie prześlij pisemne podsumowanie z kwotą oraz datą. Nie opieraj dalszego planu wyłącznie na zapewnieniu, że płatność nastąpi przy najbliższej okazji. Jeśli podana data mija, wróć do ustalonych zasad kontaktu i kolejnego kroku. Zapis korespondencji pomaga odróżnić realne porozumienie od powtarzających się, nieweryfikowalnych zapowiedzi.

Przy zgodzie na raty opisz terminy, wysokość poszczególnych płatności, sposób zaliczania wpłat oraz zasady rozliczenia odsetek. Sprawdź umocowanie osoby podpisującej porozumienie. Ustal także skutki niedotrzymania harmonogramu, zamiast domyślnie zakładać natychmiastową wymagalność całego długu. Zawarcie porozumienia może mieć znaczenie dla biegu przedawnienia, ale zależy to od jego treści i okoliczności. Nie każda prośba o cierpliwość stanowi oświadczenie, któremu można przypisać wszystkie skutki uznania długu.

Przygotuj wezwanie i przejrzyste saldo

Jeżeli rozmowa nie przynosi zapłaty, wyślij wezwanie wskazujące podstawę zobowiązania, fakturę, należność główną i dodatkowy termin rozliczenia. Standardowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Dla publicznego podmiotu leczniczego jako dłużnika obowiązuje odrębna stawka. Obliczenie sporządź za właściwy okres, z uwzględnieniem zmian stawek i wpłat. Podaj datę końcową zestawienia, aby odbiorca mógł sprawdzić przedstawioną kwotę.

Przy spełnieniu ustawowych przesłanek może przysługiwać rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej równowartość wynosi 40 euro dla świadczenia do 5000 zł włącznie, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50000 zł oraz 100 euro od 50000 zł. Przelicz ją według kursu właściwego dla miesiąca wymagalności i opisz oddzielnie. Zachowaj kopię wezwania, załączniki i dowody wysyłki. Nie przedstawiaj jeszcze niezasądzonych kosztów sądowych jako istniejącego już długu.

• Sprawdź saldo ponownie w dniu wysyłania wezwania.
• Wskaż konkretną datę oczekiwanej zapłaty i rachunek.
• Zachowaj odpowiedzi kontrahenta oraz potwierdzenia wpłat.

Pilnuj przedawnienia i oceń drogę sądową

Ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata. Istnieją jednak przepisy szczególne, w tym termin 2 lat dla określonych roszczeń z zawodowej sprzedaży. Samo wysłanie wezwania nie przerywa przedawnienia. Ustal właściwy termin według rodzaju umowy, wymagalności i zdarzeń mających wpływ na jego bieg. Wielokrotne ponawianie tej samej wiadomości nie zastępuje czynności potrzebnej do skutecznej ochrony roszczenia przed upływem czasu.

Jeżeli pozew jest uzasadniony, przygotuj komplet dowodów i sprawdź właściwy tryb. Postępowanie upominawcze może doprowadzić do wydania nakazu zapłaty, ale kontrahent ma prawo wnieść sprzeciw. E-sąd prowadzi elektroniczne postępowanie upominawcze, w którym skuteczny sprzeciw skutkuje umorzeniem w objętym nim zakresie. Dalsze dochodzenie może wymagać nowego pozwu. W zwykłym postępowaniu upominawczym sprawa po sprzeciwie jest dalej rozpoznawana, dlatego wybór drogi wymaga uwzględnienia możliwego sporu.

Uporządkuj dalszą współpracę i obsługę zaległości

Odzyskiwanie istniejącego długu oddziel od decyzji o kolejnych zamówieniach. Oceń warunki przyszłych rozliczeń, możliwość przedpłaty oraz ewentualne zabezpieczenie, ale nie wstrzymuj własnych obowiązków bez sprawdzenia umowy i przepisów. Jeżeli brak płatności wiąże się z restrukturyzacją albo upadłością kontrahenta, zwykły schemat korespondencji może być niewystarczający. Aktualizuj saldo po każdej wpłacie i przekazuj tę informację osobom prowadzącym sprawę, aby dalsze żądania odpowiadały rzeczywistemu zadłużeniu.

Konsekwencja wysyła przypomnienia i wezwania w imieniu wierzyciela, liczy odsetki i rekompensatę oraz przygotowuje dane do wniosku. Nie jest kancelarią i nie udziela porad prawnych, dlatego ocenę spornego świadczenia, zabezpieczeń i dalszych czynności sądowych warto powierzyć uprawnionemu pełnomocnikowi.

Czytaj dalej

• Windykacja faktur koszt i porównanie sposobów odzyskania
• nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym przy zaległej fakturze
• odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w praktyce B2B