odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w praktyce B2B

Kiedy stosuje się odsetki handlowe

Odsetki handlowe dotyczą odpłatnych dostaw towarów lub świadczenia usług w transakcjach objętych ustawą. Sam fakt wystawienia dokumentu nazwanego fakturą nie rozstrzyga o ich zastosowaniu. Sprawdź status stron, związek umowy z działalnością oraz wykonanie własnego świadczenia. Jeśli odbiorca jest konsumentem albo należność wynika z innego rodzaju stosunku prawnego, właściwe mogą być odmienne zasady. Nie przenoś mechanicznie jednego rodzaju odsetek na wszystkie zaległe płatności.

Podstawą jest ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wcześniej znana jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Prawo do odsetek za opóźnienie powstaje po spełnieniu warunków ustawowych, bez potrzeby wpisywania go do każdego przypomnienia. Wezwanie nadal ma znaczenie praktyczne, ponieważ przedstawia dłużnikowi aktualne saldo i sposób obliczenia. Nie należy jednak utożsamiać daty wysyłki wezwania z początkiem każdego okresu naliczania odsetek.

Jak ustalić termin płatności

Początek opóźnienia ustal na podstawie umowy i przepisów, a nie wyłącznie daty wpisanej jednostronnie na fakturze. Znaczenie mogą mieć doręczenie dokumentu, wykonanie usługi i uzgodniona procedura odbioru. Jeżeli termin nie został określony, ustawa przewiduje zasadę 30 dni przy spełnieniu jej warunków. Gdy strony uzgodniły płatność, w relacjach między przedsiębiorcami zasadniczą granicą jest 60 dni, z ustawowymi zastrzeżeniami dotyczącymi dłuższych terminów.

Przekroczenie 60 dni wymaga wyraźnego uzgodnienia i nie może być rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Jeżeli dużym przedsiębiorcą jest dłużnik, a wierzycielem MŚP, termin nie może przekroczyć tej granicy. Osobno należy oceniać płatności podmiotów publicznych. Rozróżnij również odsetki za opóźnienie od przewidzianych ustawą odsetek związanych z długim terminem płatności jeszcze przed wymagalnością. Mają inne przesłanki i nie powinny być łączone w jedno nieopisane żądanie.

Stopa referencyjna i okresy obliczeń

Standardowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą tyle, ile stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych. Dla dłużnika będącego publicznym podmiotem leczniczym ustawa przewiduje stopę referencyjną NBP plus 8 punktów procentowych. Nie utożsamiaj tych stawek ze zwykłymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie. Podobne nazwy nie oznaczają identycznej wysokości ani takich samych warunków zastosowania w konkretnym rozliczeniu.

Dla pierwszego półrocza stosuje się stopę referencyjną obowiązującą 1 stycznia, a dla drugiego stopę obowiązującą 1 lipca. Zmiana stopy w środku półrocza nie oznacza więc natychmiastowej zmiany tego wyliczenia. Jeżeli zaległość obejmuje różne półrocza, podziel okres według obowiązujących stawek. Zachowaj źródło wykorzystanych wartości i datę sporządzenia zestawienia. Bez sprawdzenia właściwej stopy nie wpisuj do wezwania konkretnego procentu tylko dlatego, że występował w poprzedniej sprawie.

Dni opóźnienia i częściowe wpłaty

Odsetki za opóźnienie co do zasady nalicza się od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty włącznie. Przy przelewie istotne jest zwykle uznanie rachunku wierzyciela, z uwzględnieniem właściwych postanowień i przepisów. Uwzględnij zasady wyznaczania końca terminu, jeśli przypada on na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. W zestawieniu pokaż kwotę podstawy, daty, roczną stawkę i przyjęty sposób obliczenia dziennej należności.

Częściowa wpłata wymaga ustalenia, na jaki dług oraz jego składniki została zaliczona. Znaczenie mają tytuł przelewu, oświadczenia stron i reguły zaliczania świadczeń. Po rozliczeniu wpłaty odsetki od pozostałej należności głównej obliczaj na odpowiednio zmienionej podstawie. Nie naliczaj ich dalej od spłaconej części. Nie zakładaj również swobodnego naliczania odsetek od zaległych odsetek, ponieważ taka operacja podlega odrębnym ograniczeniom i wymaga sprawdzenia podstawy prawnej.

• Dla każdej faktury zachowaj datę wymagalności i saldo.
• Rozdziel okresy po zmianie właściwej stawki lub podstawy.
• Porównaj wyliczenie z potwierdzonymi wpływami na rachunek.

Rekompensata oraz przedawnienie roszczeń

Obok odsetek może przysługiwać rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość wynosi równowartość 40 euro dla świadczenia do 5000 zł włącznie, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50000 zł oraz 100 euro od 50000 zł. Kwotę przelicza się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Rekompensata stanowi osobną pozycję rozliczenia, a nie podwyższenie stopy odsetek.

Ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata, lecz przepisy szczególne mogą przewidywać krótszy okres, na przykład dla określonych roszczeń z zawodowej sprzedaży. Odsetki jako świadczenia okresowe wymagają osobnej oceny przedawnienia, również w związku z losem roszczenia głównego. Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu terminu. Przy starszych fakturach nie zakładaj, że wszystkie wykazane w zestawieniu odsetki nadal mogą być skutecznie dochodzone.

Jak przedstawić i dochodzić wyliczenia

Do wezwania dołącz przejrzyste zestawienie i wskaż dzień, na który obliczono należność. Jeżeli sprawa trafi do sądu, określ żądanie dalszych odsetek tak, aby było zgodne z podstawą roszczenia. Postępowanie upominawcze pozwala dochodzić należności pieniężnych, a e-sąd prowadzi jego elektroniczną odmianę na szczególnych zasadach. Sprzeciw dłużnika może zmienić dalszy przebieg sprawy, dlatego dokumenty potwierdzające termin i wykonanie świadczenia pozostają istotne także przy prostym wyliczeniu.

Konsekwencja wysyła przypomnienia i wezwania w imieniu wierzyciela, liczy odsetki i rekompensatę oraz przygotowuje dane do wniosku. Nie jest kancelarią i nie udziela porad prawnych, dlatego nietypowe postanowienia umowy lub spór o wymagalność wymagają odrębnej oceny prawnej.

Czytaj dalej

• Windykacja faktur koszt i porównanie sposobów odzyskania
• kontrahent nie płaci faktury jak uporządkować dalsze działania
• nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym przy zaległej fakturze