Windykacja faktur koszt i porównanie sposobów odzyskania

Z czego składa się koszt windykacji faktury

Na całkowity koszt składają się cztery elementy, a firmy zwykle liczą tylko jeden z nich. Pierwszy to wynagrodzenie zewnętrznego podmiotu, jeśli zlecasz windykację. Drugi to opłaty sądowe i koszty zastępstwa, jeśli sprawa trafia do sądu. Trzeci to narzędzia, czyli program albo abonament. Czwarty, najczęściej pomijany, to czas osoby, która dzwoni, pisze maile i pilnuje terminów.

Część tych kosztów możesz odzyskać od dłużnika. W transakcjach handlowych wierzycielowi należą się odsetki ustawowe oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty faktury. Szczegóły progów opisujemy we wpisie o rekompensacie za koszty odzyskiwania należności.

Firma windykacyjna: prowizja zamiast stałej opłaty

Zewnętrzne firmy rozliczają się najczęściej procentem od odzyskanej kwoty, czasem z opłatą wstępną albo osobną stawką za etap sądowy. Wysokość zależy od wieku długu, kwoty i kontrahenta, dlatego nie podajemy tu widełek, które wyglądałyby wiarygodnie, a nie byłyby prawdziwe. Poproś o wycenę na piśmie i zapytaj wprost, czy prowizja liczy się od kwoty głównej, czy także od odsetek i kosztów.

Przy małych fakturach prowizja potrafi zjeść znaczną część kwoty, a przy dużych bywa uzasadniona, bo ktoś bierze na siebie całą pracę. Zleca się ją sensownie wtedy, gdy dług jest stary, kontrahent aktywnie unika kontaktu albo nie masz nikogo, kto zajmie się sprawą. Więcej o tym wyborze znajdziesz na stronie firma windykacyjna czy własna windykacja.

Sąd: opłata zależy od wartości sporu

Gdy przypomnienia i wezwania nie działają, kolejnym krokiem bywa wniosek o nakaz zapłaty. Opłata sądowa jest co do zasady stosunkowa, czyli rośnie z kwotą roszczenia. W postępowaniu upominawczym obowiązuje stawka 1,25 procent wartości przedmiotu sporu, z dolną granicą, a aktualne stawki i minimum sprawdź w tabeli opłat sądowych przed złożeniem wniosku. Sąd rozstrzyga o zwrocie kosztów, więc wygrywający wierzyciel co do zasady odzyskuje je od dłużnika, o ile dłużnik ma z czego zapłacić.

Firmy transportowe, które czekają na płatność 45 do 60 dni, opisaliśmy osobno w windykacji faktur transportowych. Warto to zestawić z przebiegiem sprawy opisanym w artykule o nakazie zapłaty w postępowaniu upominawczym. Sąd to etap, do którego dobrze dojść z komplet dokumentów i zapisem wcześniejszych wezwań, bo skraca to przygotowanie wniosku.

Własna windykacja z programem: stały abonament

Trzecia droga to prowadzenie windykacji we własnej firmie, ale z narzędziem, które wysyła wezwania, liczy odsetki i pilnuje terminów. Konsekwencja kosztuje od 249 zł netto miesięcznie (plan Start, do 50 aktywnych należności), 590 zł netto w planie Zespół (do 300) i 1490 zł netto w planie Firma (do 2000). Płatność roczna daje rabat 50 procent. Opłata nie rośnie z kwotą odzyskanych pieniędzy, więc przy dużych fakturach różnica względem prowizji jest największa.

To rozwiązanie ma swoje granice. Nie przejmujemy długu, nie prowadzimy sprawy w sądzie i nie udzielamy porad prawnych. Jeśli dłużnik jest w upadłości albo zniknął, program nie pomoże, a kancelaria czy firma windykacyjna tak. Jeśli natomiast problemem jest rutynowe opóźnienie i brak czasu na przypominanie, abonament zwykle wygrywa kosztem i tym, że kontakt z kontrahentem zostaje w Twoich rękach, co dla relacji handlowej ma znaczenie.

Przykład obliczenia dla faktury 12 000 zł netto

Załóżmy, że kontrahent zalega z jedną fakturą na 12 000 zł. Rekompensata za koszty odzyskiwania wynosi dla tej kwoty równowartość 70 euro, a odsetki rosną każdego dnia opóźnienia. Przy zleceniu firmie windykacyjnej płacisz uzgodniony procent od odzyskanej kwoty, więc im skuteczniejsza windykacja, tym wyższy rachunek. Przy własnej windykacji z programem płacisz miesięczny abonament niezależnie od wyniku.

Dlatego pytanie o koszt trzeba zadawać dla całego portfela zaległości, a nie dla jednej faktury. Jeśli masz kilka albo kilkanaście otwartych należności miesięcznie, stały abonament i automatyczna ścieżka wezwań dają przewidywalny budżet. Jeśli masz jedną starą, dużą sprawę, zewnętrzny wykonawca może mieć sens.

• Wiele średnich i małych zaległości, kontrahent zwykle płaci po przypomnieniu: własna windykacja z programem.
• Pojedyncza duża należność, dłużnik nie odpowiada: firma windykacyjna albo kancelaria.
• Spór o jakość usługi lub towaru: najpierw dokumenty i rozmowa, dopiero potem wezwania.

Jak ograniczyć koszty zanim trzeba windykować

Najtańsza windykacja to ta, której nie trzeba prowadzić. Faktura wystawiona poprawnie i dostarczona właściwej osobie rzadziej zalega, a przypomnienie wysłane dzień po terminie często kończy sprawę. Jeśli wystawiasz dokumenty w programie zgodnym z KSeF, takim jak program do fakturowania zgodny z KSeF, masz od razu porządek w danych kontrahenta i dacie płatności, z którego potem korzysta windykacja.

Drugim sposobem jest uzgodnienie w umowie terminu płatności i konsekwencji opóźnienia oraz zapisanie, że faktura jest wysyłana na wskazany adres e-mail. Trzecim jest stały rytm przypomnień, na przykład w dniu terminu i kilka dni po nim. W Konsekwencji ten rytm ustawiasz raz, a serwis pilnuje go dla każdej przeterminowanej faktury.

Który sposób wybrać

Jeśli większość Twoich zaległości to faktury, które kontrahent opłaca po drugim czy trzecim przypomnieniu, nie płacisz prowizji tam, gdzie wystarczy konsekwentny kontakt. Wybierz program do windykacji w abonamencie i zostaw zewnętrzne firmy na sprawy, w których samo wezwanie nie działa. Tak liczysz koszt względem rzeczywistej skali problemu.

Czytaj dalej

• kontrahent nie płaci faktury jak uporządkować dalsze działania
• nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym przy zaległej fakturze
• odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w praktyce B2B
• program do windykacji dla własnego zespołu
• firma windykacyjna czy własna windykacja w Twojej firmie