rekompensata za koszty odzyskiwania należności i zasady jej ustalania

Kiedy wierzyciel nabywa prawo do rekompensaty

Podstawę uprawnienia stanowi ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wcześniej znana jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Dotyczy ona określonych odpłatnych dostaw towarów i świadczenia usług. Zanim dodasz rekompensatę do salda, sprawdź, czy umowa i strony mieszczą się w zakresie ustawy. Nie wystarczy samo użycie faktury ani to, że wierzyciel prowadzi działalność gospodarczą. Transakcje z konsumentami podlegają innym regułom.

Prawo do rekompensaty wiąże się z nabyciem uprawnienia do odsetek za opóźnienie w transakcji handlowej. Wierzyciel nie musi wykazywać poniesienia wydatków odpowiadających dokładnie ustawowej kwocie, a uprawnienie powstaje bez osobnego wezwania. Nadal trzeba jednak wykazać przesłanki samego roszczenia o zapłatę. Jeżeli dług jest sporny, ustalenie wartości rekompensaty nie rozwiązuje sporu o wykonanie usługi, zasadność potrącenia czy termin płatności wskazany przez strony.

Progi 40, 70 i 100 euro

Wysokość rekompensaty zależy od wartości świadczenia pieniężnego. Równowartość 40 euro dotyczy wartości nieprzekraczającej 5000 zł. Przy wartości wyższej niż 5000 zł, ale niższej niż 50000 zł, przewidziano równowartość 70 euro. Jeżeli wartość jest równa lub wyższa od 50000 zł, właściwa jest równowartość 100 euro. Granice mają znaczenie, ponieważ świadczenie równe dokładnie 5000 zł należy do pierwszego progu, a równe 50000 zł do ostatniego.

Podstawą wyboru progu nie jest liczba wysłanych wiadomości ani czas poświęcony na kontakt z kontrahentem. Nie wybieraj również wyższej rekompensaty tylko dlatego, że opóźnienie trwa dłużej lub dłużnik nie odpowiada na korespondencję. Przy częściowej spłacie trzeba odróżnić wartość świadczenia właściwą dla powstania uprawnienia od późniejszego salda. Jeśli rozliczenie obejmuje kilka umów lub raty, ustalenie właściwej jednostki świadczenia wymaga dokładniejszej analizy dokumentów.

• Do 5000 zł włącznie stosuje się próg 40 euro.
• Powyżej 5000 zł i poniżej 50000 zł stosuje się próg 70 euro.
• Od 50000 zł włącznie stosuje się próg 100 euro.

Przeliczenie euro na złote

Do przeliczenia stosuje się średni kurs euro ogłoszony przez NBP w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Nie jest to zatem kurs z dnia sporządzenia wezwania, bieżącej płatności ani wysłania przypomnienia. Najpierw ustal miesiąc wymagalności, następnie właściwy dzień kursu, a dopiero potem oblicz równowartość. Zachowaj informację o wykorzystanym kursie, aby kontrahent mógł sprawdzić przedstawione rozliczenie.

W zestawieniu podaj osobno kwotę w euro wynikającą z progu, zastosowany kurs i wynik w złotych. Jeżeli dochodzisz kilku rekompensat, każda może wymagać osobnego ustalenia momentu wymagalności i kursu. Nie zastępuj tego jedną uśrednioną wartością dla całego portfela zaległości. Wątpliwości dotyczące waluty świadczenia lub zmienionego terminu płatności rozstrzygnij przed wystawieniem żądania. Pozwala to uniknąć poprawiania kwot dopiero po rozpoczęciu sporu sądowego.

Kilka faktur i dodatkowe koszty odzyskiwania

Nie należy zakładać, że każda technicznie wystawiona faktura daje samodzielne prawo do kolejnej rekompensaty. Trzeba ustalić, jakie transakcje i świadczenia dokumentują poszczególne dokumenty. Ustawa przewiduje także zasady dla świadczeń spełnianych częściami według ustalonego harmonogramu. Samo podzielenie dokumentacji lub powtórzenie wezwania nie tworzy nowej transakcji. Również dochodzenie uprawnienia może podlegać ocenie w szczególnych okolicznościach pod kątem nadużycia prawa, więc nie warto pomijać kontekstu sprawy.

Poza ustawową rekompensatą możliwe jest żądanie zwrotu kosztów odzyskiwania należności przewyższających jej wysokość, ale tylko w uzasadnionej wysokości. W takiej sytuacji znaczenie mają rzeczywiste wydatki, ich związek z odzyskiwaniem konkretnego długu i racjonalność podjętych działań. Sama faktura od usługodawcy nie przesądza, że cały jej koszt obciąży dłużnika. Zachowaj dokumentację i unikaj podwójnego rozliczania tego samego kosztu pod różnymi nazwami w jednym wezwaniu.

Związek z odsetkami i terminami płatności

Standardowa stawka odsetek handlowych to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych, z odrębną stawką dla publicznego podmiotu leczniczego jako dłużnika. Rekompensatę i odsetki wykazuje się oddzielnie. Przy braku terminu umownego ustawa przewiduje zasadę 30 dni po spełnieniu jej warunków. Między przedsiębiorcami istotna jest granica 60 dni, której przekroczenie wymaga wyraźnego uzgodnienia i braku rażącej nieuczciwości wobec wierzyciela. Dla dużego dłużnika wobec MŚP obowiązuje limit 60 dni.

Ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata, lecz szczególne przepisy mogą go zmieniać. Dotyczy to między innymi określonych roszczeń z zawodowej sprzedaży. Nie przenoś bez analizy terminu jednej pozycji rozliczenia na wszystkie pozostałe, w tym rekompensatę. Samo wysłanie pisma nie przerywa przedawnienia. Jeśli zaległość jest starsza, sprawdź podstawę i wymagalność każdego dochodzonego składnika, zamiast opierać decyzję wyłącznie na dacie wystawienia faktury.

Jak przedstawić rekompensatę kontrahentowi

W wezwaniu wskaż podstawę żądania, wartość świadczenia, właściwy próg oraz przeliczenie. Jeżeli nie dojdzie do zapłaty, rekompensata może być dochodzona wraz z należnością główną, z zachowaniem wymogów właściwego postępowania. Postępowanie upominawcze oraz jego elektroniczna odmiana prowadzona przez e-sąd mają różne reguły dalszego rozpoznania po sprzeciwie. Przygotuj dokumenty potwierdzające przesłanki roszczenia, ponieważ samo umieszczenie pozycji w zestawieniu salda nie dowodzi jeszcze jej zasadności.

Konsekwencja wysyła przypomnienia i wezwania w imieniu wierzyciela, liczy odsetki i rekompensatę oraz przygotowuje dane do wniosku. Nie jest kancelarią i nie udziela porad prawnych, dlatego przy nietypowej strukturze rozliczeń lub sporze o liczbę rekompensat warto uzyskać indywidualną ocenę prawną.

Czytaj dalej

• Windykacja faktur koszt i porównanie sposobów odzyskania
• kontrahent nie płaci faktury jak uporządkować dalsze działania
• nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym przy zaległej fakturze