ściąganie należności od sprawdzenia faktury do drogi sądowej

Sprawdź dług i komplet dokumentów

Zacznij od ustalenia, czy należność rzeczywiście jest wymagalna i kto odpowiada za zapłatę. Porównaj umowę, zamówienie, dowód dostarczenia towaru lub wykonania usługi oraz fakturę. Zweryfikuj uzgodnione zasady odbioru i ewentualne warunki płatności. Dokument księgowy powinien odpowiadać temu, co strony rzeczywiście ustaliły i wykonały. Jeżeli dane nabywcy albo termin na fakturze są błędne, wyjaśnij rozbieżność przed stanowczym żądaniem rozliczenia.

Przygotuj saldo po uwzględnieniu wpłat, korekt, zwrotów i zgłoszonych potrąceń. Oddziel należność bezsporną od kwot, których kontrahent nie uznaje. Zachowaj wiadomości dotyczące reklamacji, ale nie traktuj każdego zarzutu jako skutecznego zwolnienia z zapłaty. Jego znaczenie zależy od umowy oraz okoliczności wykonania świadczenia. Uporządkowanie materiału na początku ułatwi późniejsze rozmowy i pozwoli prawnikowi ocenić sprawę bez odtwarzania jej z niepełnych wiadomości.

Ustal wymagalność i czas na działanie

W rozliczeniach handlowych znaczenie ma ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, dawniej określana jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Jeżeli strony nie uzgodniły terminu, przewiduje ona zasadę 30 dni przy spełnieniu ustawowych przesłanek. Między przedsiębiorcami punktem odniesienia dla terminu umownego jest 60 dni. Dłuższy okres wymaga wyraźnego uzgodnienia i nie może być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela.

Gdy dużym przedsiębiorcą jest dłużnik, a wierzycielem MŚP, termin nie może przekroczyć 60 dni. Równolegle ustal przedawnienie. Ogólny termin dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata, ale szczególne przepisy przewidują odstępstwa, w tym dla określonych roszczeń z zawodowej sprzedaży. Samo przypomnienie ani wezwanie nie przerywa przedawnienia. Plan kontaktu z dłużnikiem powinien więc uwzględniać czas potrzebny na skuteczną ochronę roszczenia, a nie tylko wygodę rozmów.

Wyślij przypomnienie i poznaj stanowisko kontrahenta

Pierwszy kontakt powinien ułatwiać sprawdzenie płatności. Podaj numer faktury, kwotę pozostałą do zapłaty, termin oraz rachunek. Zapytaj o konkretną przyczynę braku rozliczenia i poproś o potwierdzenie, czy zobowiązanie jest kwestionowane. Jeśli kontrahent twierdzi, że przelew został wykonany, porównaj potwierdzenie z wpływami. Błąd w oznaczeniu płatności lub skierowanie faktury do niewłaściwej osoby może wymagać prostego wyjaśnienia, zanim podejmiesz dalsze czynności.

Rozmowę telefoniczną podsumuj pisemnie, wskazując ustalenia i oczekiwaną odpowiedź. Nie pozostawiaj ważnych warunków wyłącznie w pamięci osób uczestniczących w rozmowie. Jeżeli dłużnik proponuje raty, określ ich terminy, sposób rozliczania odsetek i skutki niedotrzymania porozumienia. Znaczenie uznania długu dla przedawnienia zależy od treści oraz okoliczności oświadczenia. Ogólna deklaracja kontaktu w przyszłości nie daje podstaw do założenia, że wierzyciel może bezpiecznie odłożyć sprawę na dowolny czas.

Przygotuj wezwanie i dodatkowe należności

Gdy przypomnienie nie pomaga, przygotuj rzeczowe wezwanie z podstawą długu, aktualnym saldem i dodatkowym terminem zapłaty. Standardowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych odpowiadają stopie referencyjnej NBP plus 10 punktów procentowych, z odrębną stawką dla publicznego podmiotu leczniczego. Obliczenie powinno uwzględniać właściwe okresy oraz częściowe wpłaty. Wskazanie dodatkowej daty w wezwaniu samo w sobie nie usuwa wcześniej powstałego opóźnienia.

Jeżeli spełniono warunki ustawy, dodaj rekompensatę. To równowartość 40 euro dla świadczenia do 5000 zł włącznie, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50000 zł oraz 100 euro od 50000 zł. Zastosuj właściwy ustawowo kurs euro i pokaż wyliczenie oddzielnie od kapitału oraz odsetek. Zachowaj treść wezwania i dowody wysyłki. Nie zwiększaj rekompensaty z powodu samego ponawiania korespondencji ani nie dodawaj nieuzgodnionych opłat za kontakt.

• Oznacz podstawę każdej pozycji w zestawieniu należności.
• Podaj datę, na którą obliczono odsetki.
• Przed wysyłką ponownie sprawdź saldo rachunku.

Oceń pozew i możliwy sprzeciw

Brak zapłaty po wezwaniu uzasadnia ocenę drogi sądowej. Przygotuj chronologię i dowody wykonania umowy, a następnie sprawdź właściwość sądu oraz wymogi pozwu. W postępowaniu upominawczym możliwe jest wydanie nakazu zapłaty, ale pozwany może wnieść sprzeciw. W zwykłym postępowaniu skuteczny sprzeciw prowadzi do dalszego rozpoznawania sprawy w objętym nim zakresie. Trzeba więc zakładać możliwość oceny dokumentów i zarzutów, nawet gdy początkowo dług wydaje się bezsporny.

E-sąd prowadzi elektroniczne postępowanie upominawcze o odrębnych zasadach. Skuteczny sprzeciw powoduje tam umorzenie w zakresie utraty mocy nakazu, a wierzyciel może potrzebować nowego pozwu. Brak podstaw do wydania nakazu także nie oznacza prostego przekazania sprawy do innego sądu. Wybór tej drogi wymaga uwzględnienia warunków dopuszczalności, adresu pozwanego i skutków proceduralnych. Nie traktuj jej jako pewnej ścieżki uzyskania zapłaty niezależnie od charakteru sporu.

Prowadź sprawę do rozliczenia

Po uzyskaniu prawomocnego rozstrzygnięcia sprawdź wymagania dotyczące tytułu wykonawczego i dalszego dochodzenia należności. Skuteczność egzekucji zależy również od sytuacji majątkowej dłużnika, więc korzystny wynik procesu nie jest równoznaczny z otrzymaniem pieniędzy. Każdą późniejszą wpłatę uwzględniaj w saldzie i informacjach przekazywanych osobom prowadzącym sprawę. Jeśli pojawiają się okoliczności restrukturyzacji lub upadłości kontrahenta, dalsze postępowanie wymaga sprawdzenia właściwych zasad i terminów.

Konsekwencja wysyła przypomnienia i wezwania w imieniu wierzyciela, liczy odsetki i rekompensatę oraz przygotowuje dane do wniosku. Nie jest kancelarią i nie udziela porad prawnych, dlatego sporne kwestie oraz wybór czynności procesowych wymagają indywidualnej oceny przez uprawnionego prawnika.

Czytaj dalej

• Windykacja faktur koszt i porównanie sposobów odzyskania
• kontrahent nie płaci faktury jak uporządkować dalsze działania
• nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym przy zaległej fakturze