wezwanie do zapłaty wzór do wykorzystania w rozliczeniach B2B

Najpierw sprawdź podstawę żądania

Przed przygotowaniem wezwania porównaj fakturę z umową, zamówieniem oraz potwierdzeniem wykonania świadczenia. Sama faktura nie zawsze wystarczy do wykazania długu. Znaczenie mają również odbiór towaru, protokół wykonania usługi i korespondencja dotycząca zakresu prac. Sprawdź, czy kontrahent nie zgłosił reklamacji, nie dokonał częściowej wpłaty albo nie przedstawił oświadczenia o potrąceniu. Każda taka okoliczność może zmienić treść żądania.

Ustal prawidłowego dłużnika, jego aktualne dane oraz datę wymagalności. Nazwa używana w korespondencji może różnić się od oznaczenia strony umowy. Jeżeli działałeś przez pośrednika, sprawdź, kto rzeczywiście zamówił świadczenie. Zachowaj dokumenty źródłowe i zestawienie otrzymanych wpłat. Dzięki temu pismo będzie odnosiło się do konkretnego, możliwego do udokumentowania zobowiązania, a późniejsze wyjaśnienia nie będą wymagały odtwarzania całej historii współpracy.

Co powinno znaleźć się w wezwaniu

Wskaż wierzyciela i dłużnika, podstawę zobowiązania, numer dokumentu, kwotę pozostałą do zapłaty oraz pierwotny termin płatności. Podaj rachunek do rozliczenia i sposób kontaktu w razie rozbieżności. Oddziel należność główną od odsetek oraz rekompensaty. Odbiorca powinien móc sprawdzić każdą pozycję bez domyślania się, czy przedstawiona suma obejmuje dodatkowe koszty. Nie doliczaj opłat pozbawionych podstawy w umowie lub przepisach.

Wyznacz konkretny dodatkowy termin zapłaty, odpowiedni do okoliczności sprawy. Termin podany w wezwaniu co do zasady nie zmienia wcześniejszej wymagalności ani nie usuwa już powstałego opóźnienia. Jeżeli chcesz zgodzić się na odroczenie albo raty, zapisz warunki takiego porozumienia osobno. Zapowiedź dalszych działań powinna być rzeczowa i odpowiadać temu, co rzeczywiście zamierzasz zrobić po bezskutecznym upływie wskazanej daty.

Wzór pisma do uzupełnienia

[Miejscowość i data]. Wierzyciel [pełna nazwa i dane identyfikacyjne]. Dłużnik [pełna nazwa i dane identyfikacyjne]. Wzywam do zapłaty kwoty [należność główna] wynikającej z [umowa, zamówienie lub wykonane świadczenie], udokumentowanej fakturą [numer] z terminem płatności [data]. Po uwzględnieniu wpłat [daty i kwoty] do rozliczenia pozostaje [saldo]. Żądam również [rodzaj odsetek, okres, stopa i kwota na wskazany dzień] oraz [rekompensata i podstawa jej ustalenia, jeśli przysługuje]. Proszę o zapłatę na rachunek [numer rachunku] do [data dodatkowego terminu] oraz wskazanie [oznaczenie płatności] w tytule przelewu. W razie rozbieżności proszę o przedstawienie dokumentów na [dane kontaktowe]. Brak zapłaty może skutkować skierowaniem sprawy na drogę sądową. [Imię, nazwisko i umocowanie osoby podpisującej].

Usuń z pisma pola, które nie dotyczą Twojej sprawy, i zastąp pozostałe sprawdzonymi danymi. Jeżeli żądasz odsetek, dołącz czytelne wyliczenie z datą końcową. Przy kilku fakturach pomocne będzie zestawienie sald oraz terminów. Nie zostawiaj alternatywnych podstaw prawnych ani pustych nawiasów. Przed podpisaniem porównaj końcową kwotę z ewidencją wpłat, szczególnie gdy kontrahent przekazał środki niedługo przed planowaną wysyłką.

Terminy oraz należności dodatkowe w B2B

Reguły znane jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych znajdują się obecnie w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ustawa przewiduje zasadę 30 dni, gdy strony nie ustaliły terminu, z uwzględnieniem warunków ustawowych. Między przedsiębiorcami typową granicą terminu umownego jest 60 dni. Dłuższy termin wymaga spełnienia dodatkowych przesłanek, a gdy dużym przedsiębiorcą jest dłużnik, a wierzycielem MŚP, granicy tej nie można przekroczyć.

Standardowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Dla dłużnika będącego publicznym podmiotem leczniczym obowiązuje odrębna stawka. Rekompensata wynosi równowartość 40 euro przy świadczeniu do 5000 zł włącznie, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50000 zł oraz 100 euro od 50000 zł. Zastosowanie tych zasad wymaga sprawdzenia rodzaju transakcji i spełnienia warunków ustawowych.

Jak zachować dowody i pilnować przedawnienia

Wybierz sposób doręczenia zgodny z umową i pozwalający wykazać treść wysłanego dokumentu. Zachowaj kopię pisma, potwierdzenie nadania, informację o doręczeniu oraz odpowiedzi kontrahenta. Przy wiadomości elektronicznej przechowuj całą korespondencję wraz z załącznikami. Samo potwierdzenie wysłania nie zawsze dowodzi zapoznania się odbiorcy z treścią, dlatego warto porównać dostępne dowody z wymaganiami dotyczącymi danego oświadczenia.

Ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata, ale istnieją terminy szczególne. Dla niektórych roszczeń z zawodowej sprzedaży wynosi on 2 lata. Samo wysłanie wezwania nie przerywa przedawnienia. Nie zakładaj też, że każda odpowiedź kontrahenta oznacza uznanie długu. Gdy zbliża się termin, sprawdź właściwą podstawę roszczenia, początek biegu i skutki planowanej czynności przed dalszym oczekiwaniem na dobrowolną wpłatę.

Co zrobić po bezskutecznym wezwaniu

Po upływie terminu sprawdź rachunek i ustal, czy pojawiła się odpowiedź wymagająca wyjaśnienia. Jeśli dług pozostaje nierozliczony, rozważ pozew i postępowanie upominawcze. E-sąd prowadzi elektroniczne postępowanie upominawcze, którego warunki oraz ograniczenia trzeba ocenić osobno. Nakaz zapłaty może zostać zaskarżony sprzeciwem, więc przygotuj dowody także na wypadek sporu. Sam nakaz nie oznacza jeszcze otrzymania pieniędzy ani gwarancji skutecznej egzekucji.

Konsekwencja wysyła przypomnienia i wezwania w imieniu wierzyciela, liczy odsetki i rekompensatę oraz przygotowuje dane do wniosku. Nie jest kancelarią i nie udziela porad prawnych, dlatego ocenę spornego roszczenia lub wybór postępowania wymagający analizy prawnej warto powierzyć uprawnionemu pełnomocnikowi.

Czytaj dalej

• Windykacja faktur koszt i porównanie sposobów odzyskania
• kontrahent nie płaci faktury jak uporządkować dalsze działania
• nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym przy zaległej fakturze